安徽师范大学财务报销手册

编辑: 谢传斌(2017-12-20)                审核: (2017-12-20)                点击: 511

尊敬的各位师生:你们好!
在您准备办理报销业务之前,请您仔细浏览我们为您编写的这份《财务报销手册》,这将有助于提高您的办事效率,节省您的宝贵时间,同时也有利于您监督和帮助我们改进工作。以下就我处办理报销业务的时间、地点、报销前的准备工作、各项报销业务的要求、办事程序等,为您逐一进行介绍。
     一、报销时间:
为提高财务报销的工作效率,缩短广大师生报销排队时间,调整了报销工作时间,经过近两年多的试运行,效果显著。现财务报销方式是“上午对外接单,下午审核做账”,具体安排为:
上午:集中对外审核接收广大师生前来报销的各类业务报销单据;
下午:不对外接收报销业务,集中审核报销上午及之前接收未处理的报销单据:进一步审核报销票据、账务处理、支付转账等。
下列特殊情况下,不对外办理报销业务:
1、每周三下午政治、业务学习时间。
2、每月末最后一个工作日为结账、对账时间。
3、法定节假日及寒暑假(值班时间除外);
4、全处人员参加各级组织召集的各类会议和活动;
5、进行必须由全体财会人员倾力协作、共同完成的工作(例如年终决算等);
6、负责某项业务的会计人员因故不在岗位,而其他会计人员又无法替代其工作;
7、其他事先无法预料的突发性情况(如停电、网络故障等)。
上述第4、5项情况发生前,我处会临时在校园网的公告栏内发布告示,请您注意及时浏览。
 
    二、财务报销基本流程
==》报销人登录网上报销系统
==》填写报销信息并保存、提交单据
==》经费项目负责人审批(驳回)
==》财务人员初审(驳回)
==》报销人打印报销单据(必须财务初审后方可打印)
==》工作日上午将报销单据及原始附件送交报账大厅
==》财务人员根据财务规定审核并接收(驳回)
==》财务人员进一步审核并进行账务处理
==》财务复核
==》款项支付(网银或国库支付)
    三、基本要求   
(一)报销基本规定和要求
1、报销票据需在一个月内进行报销(零星、小额支出可集中报销,需附详细清单),在外学习除外。
2、所有的公务支出均需使用公务卡支付或办理转账支付,市内交通费、邮寄费、版面费、专利费、境外公务支出以及县级以下公务支出除外(未使用公务卡支出,需提交具体情况说明并由单位一把手审批后方可报销)。
3、凡办理报销、借款、领款等会计事项,需按业务内容不同分别在网上报销系统中填报相应的《借款单》、《领款单》、《费用报销单》及《差旅费报销单》等。
(二)报销单据填写要求
1、按照网上报销系统各类单据所显示的具体项目内容,填写完整、齐全。其中:
(1)报销人登录网上报销系统后,需对人员基本信息维护单中的信息及时更新,工资号、工资银行卡号、公务卡号必须和本人一致并准确无误,否则会导致报销支付不成功(报销人如果是学生,工资号栏填学号,其他信息必须是本人信息,不能修改为老师信息))。银行卡号、公务卡号输入时中间不能有空格;
报销人登录网上报销系统用户名为工资号或者学号,首次登录密码为空。如密码忘记,请及时联系财务处会计核算一科,电话5910135。
(2) 联系电话需填写报销人手机号码,便于及时联系,不允许填写办公电话或别人号码;
(3) 内容及摘要栏需根据实际情况填写准确,不允许只填写住宿费、车费等不完整要素,应注明出差时间、地点、事由等要素,如:1月1日—5日合肥开会差旅费,2月1日—8日庐山野外实习差旅费,购办公用品,购图书资料等。
 (4)报销单中要正确填写相应费用的发票及附件张数。
2、报销原始票据背面须有经手人、证明人或验收人签字,审批人不得作为证明人或验收人。
3、纸张较小的发票(如:打的票等)需粘贴在A4纸一半的大小范围之内的纸张上,(不能超出A4纸一半大小的超出范围),张数过多时请根据需要分几张纸粘贴,不能扎堆;
火车票由于纸张过硬,可将整个火车票的背面粘贴在A4纸的一半大小的纸张上,防止脱落遗失。
纸张较大的发票,只需理整齐,将左上拐角粘贴在一起即可。
4、转账业务必须提供准确无误的付款信息:收款单位名称、收款单位银行账号、收款单位开户银行全称、收款单位所在省、市、县名称。收款单位名称应与发票上所盖单位公章一致,否则不予转账。(校内划拨单报销时收款单位付款信息因不能为空,故可任意填写如111、222、123等字符能提交保存即可)。
(三)原始凭证要求
原始凭证是指购买物品或支付费用等取得的发票和行政事业性收费收据(也包括个人领款的收条,市场上购买农副产品时出售者出具的收条等),是财务报销的重要依据。原始凭证包括外来凭证和学校自制凭证。用于报销的原始凭证必须符合下列要求:
1、内容齐全。原始凭证应包括如下内容:凭证名称,填制日期,填制凭证的单位名称或填制人姓名,接受凭证单位名称,经济业务内容(或商品名称)、数量、单价和金额(金额的大小写须一致),经办人员的签名或盖章等。
2、印章规范。外单位开具的发票或收据上必须有税务或财政部门的监制章和出票单位的有关印章(包括财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章),盖出票单位行政公章的发票属于无效发票不予报销。
3、真实合法。报销人所持的原始凭证必须真实、合法。会计人员对不真实、不合法的原始凭证不予报销,对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回或要求报销人更正、补充。
4、原始凭证大小写金额不得涂改、刮擦, 金额有错误的应由开出单位重开;原始凭证其他内容有错误的应由开出单位更正,更正处加盖开出单位财务专用章、发票专用章。
 5、从外单位取得的原始凭证如有遗失,原则上不予报销。特殊情况由原开出单位提供原凭证的复印件并加盖发票专用章,由学校财务处负责人和单位负责人(校领导)批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,经单位负责人签字证明,由学校财务处负责人和单位负责人(校领导)批准后,代作原始凭证。
6、复印件一般不得作为报销凭证。
7、学校自制凭证:只有学校财务处统一印制的《安徽师范大学校内划拨单》,可以作为校内单位之间的报销凭证。
(四)审批要求
1、各部门、各单位的行政负责人为本部门、本单位的“一支笔”。学校实行单位负责人“一支笔”审批制度。在预算限额内,单位的各项支出必须经“一支笔”审批。“一支笔” 必须严格执行财经纪律和财务报销的各项规章制度,加强支出真实性、合规性审核,对支出的真实性、合法性负责。
学院各项支出在提交“一支笔”审批前,应由行政副院长审核并签署意见。大额支出或超预算支出,应提交党政联席会议研究。
其他单位、部门的大额支出,除 “一支笔”审批外,还需要分管校领导审批。
2、科研经费必须由项目负责人审批。项目负责人对支出的真实性、合法性负责。纵向科研经费单笔支出超过5000元,横向科研经费单笔支出超过20000元由学院或部门行政负责人加批。
    四、特殊要求
(一)必须校领导加批事项
1、一次性付款数额在10万元以上的由分管校领导审批,付款数额在100万元以上的由分管财务校领导审批。
2、5000元以上的医药费借款与报销由校医院院长审核后报分管校领导审批。
3、其他根据相关规定要求校领导审批的事项。
(二)发放劳务报酬要求
1、 报账人须通过网上报销系统填写《安徽师范大学领款单》,领款单上所有项目必须填写清楚;附件必须齐全。劳务发放表格(一式两份,加盖学院公章)需按规定格式填写、保存、提交、打印。
2、 有关劳务类费用、奖励费用的领取范围和标准具体参照下列文件和学校有关规定执行:
A关于印发《安徽师范大学关于进一步规范津贴补贴发放的暂行办法》的通知(校办字【2017】1号)
B 关于印发《安徽师范大学横向科研经费项目管理暂行办法》的通知(校科字【2017】17号)
3、类型:a、在职职工从学院或者部门领取津贴补贴,一般由发放单位提交到劳务费审核领导组审核,待其同意,方可领取;b、科研经费列支劳务费按照相关科研经费管理办法执行,需注明参与项目实际时间及内容。c、校外人员及学生领取劳务费需注明领取缘由,如讲学费,咨询费,野外采样等。
4、扣税:外单位人员领取劳务费,每人每次领款金额超过800元、外籍聘用人员超过4800元需缴纳个人所得税(在备注栏中需注明个税是自己承担或项目经费承担),特聘教授年终津贴可分阶段发放,如分月发放,合理避税;校内退休人员每人每次领取劳务费金额超过800元由个人承担所得税。
5、填写:劳务费发放需通过劳务费录入申报管理系统(财务处网站,下载中心)填写劳务发放表。系统中在职、外聘、离退休、校外人员、外籍专家均在劳务录入中填写;学生录入只针对本校本科生、研究生、博士生。填写步骤为录入学号或姓名、检索、查找、增加、点击学号前面小方框,最后选择移入人员;国内聘用及国外聘用均在聘用人员录入中填写。
6、发放本校学生报酬或补助须转入学生银行卡,一般不得支付现金。如学生农行卡遗失或更改,先到财务处网站首页“学生卡号修改”进行修改,在填写劳务发放表时,请再次核对修改新的学生卡号(系统默认的为原来卡号)。
(三)出国(境)报销
1、报账人须通过网上报销系统填写差旅费报销单或者费用报销单,报销单上所有项目必须填写清楚,附件必须齐全。
2、有关出国费用的标准具体参照下列文件和学校有关规定执行:
A《安徽省财政厅安徽省人民政府外事办公室文件》通知(财行【2014】104号);
B 关于印发《安徽师范大学公派出国(境)留学经费管理暂行办法》的通知(校财字【2017】1号);
C《安徽师范大学公派留学人员奖学金资助标准》。
3、报销材料:报销单及相关发票(签证发票及一次往返旅费)、邀请函或会议通知(外文版请附中文翻译件)、安徽师范大学《关于XX参加XX会议的请示》或出国公示、《安徽省人民政府台湾事务办公室》赴台批件、《安徽省人民政府外事办公室出国、赴港澳任务批件》、安徽师范大学因公出国(境)人员申报表、汇率表,报销项目来源若为部门或学院,该项目必需有出国(境)支出预算,若为个人项目,提供项目立项情况表或项目预算表。
4、出国境补助:临时出国境补助按照《安徽省财政厅安徽省人民政府外事办公室文件》中各个国家及地区标准领取,3-12个月奖学金领取参考《安徽师范大学公派留学人员奖学金资助标准》。此补助金额,请在报销单上增行填写。
(三)办理购买固定资产报销事项,必须先到资产管理部门办理固定资产入库手续
    (四)非学校正式职工不得办理借款业务。
     五、具体情形
(一)费用报销
1、报账人须通过网上报销系统填写《费用报销单》,报销单上所有项目必须填写清楚。
2、 印刷费、复印费、在实体店购图书资料、办公用品等需附有收款单位盖章的明细清单,超市、商场购物需提供扫描票据,网上购物同样需附清单(网上购物如遇清单丢失,应在网上消费记录中截屏打印所购物品的清单)。
3、一般报销金额超过50000元的物品或服务需签订合同(协议),需到财务处下载中心下载填写“安徽师范大学经济合同审签表”,并在合同(协议)上加盖经济合同专用章,属于科技合同范畴的业务(如外协费)需加盖科技合同章(在科研处)。
4、 严禁外地餐费、住宿费、购物(网购除外)发票单独报销。
5、 版面费、专利费等特殊业务确因无法公务卡支付或转账可自行垫资取得合法票据后进行报销。
(二)差旅费报销
1、报账人须通过网上报销系统填写《差旅费报销单》,报销单上所有项目必须填写清楚,多人出差另需加注姓名、职称信息,外校人员需注明报销原因,学生需加注学号信息,搭便车或包车需注明(如果是包车出差,包车费用应与差旅费一同报销)。
2、 工作人员确因特殊原因需要乘坐高一级别交通工具(如飞机),需报销人提供说明并经单位领导加批同意后方可报销,否则按其应该乘坐的交通工具标准给予报销。
3、出差参加会议的须将会议通知附于报销单后,电话通知的须在出差事由中注明。会务费应与交通费一并报销。
4、一事一单,不得将数次出差合并一单报销。
5、出差期间所有公务支出(购买的物品、资料等),必须与差旅费报销同时进行。
6、探亲差旅费报销时,必须填写差旅费报销单,经部门领导审批和人事处签批后,方可办理报销(探亲差旅费报销具体要求见校办字[2015]16号)。
7、住宿费标准执行最新差旅管理办法校财字[2017]2号。
8、出差期间伙食补助和市内交通补助需增行填写。伙食补助标准:100元/天,市内交通补助标准:80元/天(不分省内省外,不分人员级别), 出差期间由承办方承担食宿的,不予报销全程伙食补助,只报销来回两天的伙食补助。市内交通费实行包干补助,不再凭票报销。
9、订票手续费原则上不得超过车船等票价的15%。
10、车票遗失的须书面说明情况(注明乘坐的交通工具、起讫地点、时间、票价等)并由审批领导签字证实,由会计人员按照乘坐最低交通工具的票价予以核定金额。
(三)固定资产报销
     1、固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产管理。固定资产一般分为六类:房屋及构筑物;专用设备;通用设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具及动植物。
2、办理固定资产报销(不含图书),首先应到资产管理处办理固定资产入库手续,并将固定资产验收入库单附在发票后办理报销手续。固定资产未参加政府采购的,需提供安徽师范大学采购项目申请表。
3、图书馆、院系资料室(及教职工个人)购置图书资料后,首先在本单位办理图书资料入库手续,并将“图书资料入库单” (财务联)附在发票后办理报销手续。外文图书入库单应附中外文对照表。
(四)借款注意事项
1、借款人须通过网上报销系统填写《安徽师范大学借款单》,借款单上所有项目必须填写清楚。研究生不准借款。
2、因推行公务卡报销,一般业务不再办理借款,因特殊业务需要借款,一般通过转账方式,严格控制现金借款。借款业务需及时转汇到对方单位的,请提前办理借款手续,以免影响工作。
3、前账不清,一般不得再借款。借款人处理完有关事项后须及时办理报销冲账手续,否则不予再次借款。特殊情况(主要指客观情况,如工程款、购买设备等需分期付款支付的)暂时不能结清借款的,需书面说明情况并经同意后方可再次借款。
4、借款一事一借,报销冲账时,必须结清借款,杜绝一借多冲。
5、无正当理由借款到期不冲账的,将按学校有关规定逐月从其工资中(年终津贴)扣还,并扣资金占用费。
 
(五)校内划账
1、校内划账范围:餐饮、用车、零星维修、办公文化用品、印刷、装订、打字复印、网络费等。
2、校内单位之间发生以上经济业务往来时,一律使用《校内经费划拨单》划账。
3、校内服务事项结束,由提供服务的单位应开具《校内经费划拨单》并连同相关原始凭证(数量、单价、金额、款项说明等)交给付款单位(或科研经费个人)办理报销划拨手续。
4、付款单位收到《校内经费划拨单》和相关原始凭证按费用报销程序进行网上报销,《校内经费划拨单》(红联)视同发票,《校内经费划拨单》(黄联)经财务处审核报销并加盖财务专用章后交报销人回服务单位办理相关业务。
(六)招待费报销
1、各部门、各单位应严格执行《安徽师范大学公务接待管理办法(试行)》(校办字[2015]10号,以下简称《办法》)各项规定,不得超范围、超标准接待,不得用公款报销或支付应当由来访人员负担的费用。
2、严格执行公务接待预算。公务接待费用实行预算管理,未列入预算的公务接待费用不得报销。
3、严格公务接待费用报销审核。报销公务接待费用必须提供下列材料:
(1)来访人员所在单位的公函,或学校及所属单位的邀请函,或会议通知;
(2)接待单位负责人审批的《安徽师范大学公务接待审批单》(财务处网页);
(3)合法财务票据和接待用餐清单;
(4)公务卡刷卡消费凭条,或公务卡网银支付凭证(转账支付除外)。因特殊情况支付现金的,必须书面说明理由。
公务接待费用报销实行一事一结,不得将多次接待一次集中报销。
4、严格定点接待制度。公务接待原则上安排在校内餐厅进行,如遇特殊情况必须在校外接待的,需附经“一支笔”审核确认的情况说明,方可报销。
使用私人会所、高消费餐饮场所接待发生的接待费用,一律不予报销。
5、严格执行《办法》关于接待次数、接待标准和陪餐人数的规定。凡超出《办法》规定次数、标准和陪餐人数规定的接待费用,不予报销。
 
(七)进修费报销
1、学校派出进修(培训)人员进修结束后,由人事处师资科审核签章,经人事处主要负责人审批签字后持进修(培训)通知及有关票据办理报销手续。
2、进修单位开具的膳食费、宿管费、押金均不予报销。
    (八)实习费报销
1、教育(专业、野外)实习按实习计划和经费预算实行包干使用办法凭票一次性限额报销。
2、报销时除伙食补助和市内交通费实行定额补助外,实习材料费、办公用品费、旅费、管理费、杂费均凭据限额报销。报销时须持教育(专业、野外)实习计划,包括:学生分组名单、实习地点、指导组(教师)名单、实习进程表等。
3、教育专业实习支付给实习单位的实习管理费直接采用领款的形式转账给对方实习单位(根据财政厅相关规定,实习单位为事业单位无需提供相关报销票据,附银行转账回单即可),同时附教育专业实习计划,包括:学生分组名单、实习管理费标准、实习地点等。
(九)基建、维修费报销
1、须由项目主管部门职工办理报销手续。
2、工程项目支付不再办理借款,在支付首付款或进度款时均要求提供发票等相关材料按工程报销方式进行。
3、办理工程项目首付款时,应携带下列资料:
(1)工程立项审批报告;
(2)工程招标公告(通知)(网上下载);
(3)工程中标通知书;
(4)工程施工合同(原件);
(5)审批项目预算及用款计划。
3、工程付款按合同支付,如遇特殊情况,需调整合同付款方式的,须书面说明情况和理由,并报校领导审批。调整不符合国家相关政策或理由不充分的,不予调整。
4、凡项目预算50万(含50万元)以上的项目合同需经财务部门会签。
5、凡有监理的项目,支付工程款时,要有监理公司出具的监理报告。
6、项目付款一次在100万(含100万元)以上,必须经校长签字批准。
8、报工程材料款必须明确甲供或乙供,凡属乙供材、甲控材,其款项在工程进度款中列支。
9、报甲供材、工程款时,应明确标明项目或标段。
10、通过议标或其他方式确定的零星工程、配套工程,首付款时应携带施工合同及经甲方工程技术人员审核、职能部门批准执行的预算书,审计前支付比例一般不高于合同价的50%。
11、已开工项目,其工程调整或变更,须办理相关的调整变更手续,其调整或变更一般不考虑增付工程款,金额较大或特殊情况必须支付的,应不高于经甲方工程技术人员审核后的预算金额的50%。
    13、支付工程款,收款单位与合同签订单位及发票开具单位应一致,原则上不作第三方转付。学校确因进度质量等需要转付的,需办理相关手续,包括乙方委托支付的委托书,甲方同意转付的书面材料。
14、项目审计成立后,在支付最后一笔工程款前,建设单位须办理好项目转固手续,方可办理。
15、凡报销超过3000元修缮费,须经审计处审计或审核后方可报销。
16、支付尾款时,需提供首次付款的材料,另需提供审计报告、决算资料等相关材料,所填写报销单据的金额等于工程审计核定价减首次付款金额,发票开具的尾款金额与报销单据填写的金额一致。
17、工程审计后的核定价超过原合同价款的,需办理的审批手续见校财字〔2016〕11号
18、工程质保期到期后退还质保金,由经办人在网报系统填写领款单据,提供工程合同一份、质保期内无质量问题的复验单据,经单位一把手同意确认可退质保金并签字。
    六、其他事项
    (一)公务卡报销注意事项
1、公务卡消费报销,最迟须在还款日前7工作日来报销,因不及时报销造成的罚款、罚息、不良信用记录等情况,持卡人自己负责。(因单据延迟报送或财务单据积累过多的情况下,报账人可自行先还款,待财政报账金额到达账户时可根据自己的公务卡超额存款部分适当取出或自行刷卡消费)
2、公务卡报销时必须提供消费POS单(在网上使用公务卡支付或消费POS单丢失的,须提供公务卡消费流水单)并按照POS单(或公务卡消费流水单)的信息在网上报销单据的“公务卡刷卡消费信息登记表” 中逐笔分行填写,不允许合并填写。
公务卡报销是通过财政一体化系统联网报销支付的,所有公务卡消费记录都必须填写准确和规范,任何人为地篡改将在报销时找不到相关消费信息导致报销不成功,请在填写时务必注意以下要求:
(1)公务卡填写时需填写卡号后8位或者填写完整;
(2)姓名、公务卡刷卡日期、实际刷卡金额必须与POS单上金额一致,不能随意修改;
(3)刷卡金额与报销金额需单列填写。如实际消费刷卡763元但只能报326元,填写时在刷卡金额栏填763,报销金额栏填326元(报销金额不能大于刷卡金额),如图:

(4)如遇公务卡刷卡优惠的,按实际支付金额报销。如下图此笔刷卡消费记录不是635元,而是625元,公务卡刷卡金额那栏应填写625元。
 
  (5) 公务卡报销金额应刷一笔填一笔,不能合并填写,也不能省略金额。如下图:(1)最后两笔消费记录为49.99元和68元,不能合计写成117.99元;(2)日期20160626消费实际金额是44.99元,填写刷卡金额时应填44.99元不能省略填写44元 ,或四舍五入填写45元,只能填写44.99元,否则将无法找到该记录;
 
(6) 预授权的POS单上的金额不能做为刷卡金额凭证,应以实际结算的POS单金额,或者提供打印公务卡消费流水记录。如下图就是预授权的POS单,不可以作为刷卡金额凭证。
 
3、公务卡单笔刷卡金额不得超过2万元(也不能正好2万元),消费金额大于等于2万元可分多次刷卡。
4、新办(或遗失补办)的公务卡激活后,需要立刻将您的信息:姓名、身份证号、公务卡号并附“安师大公务卡请开通”字样等以短信形式发给建行陈主管(号码:13305530301),并电话联系确定开通公务卡财政报销还款功能,否则公务卡消费无法报销。
5、公务卡号是通常是以62836600开头,请勿将储蓄卡等当公务卡开通。(如下图公务卡)
 
6、有关公务卡使用的信息请到财务处网站“办事指南”—“安徽师范大学公务卡知识问答”查阅。
(二)其他报销注意事项
1、同一笔报销业务涉及到公务卡和工资卡(银行卡)转款的,不一定同时收到报销款到账信息属于正常现象(通常工资卡先到账,公务卡后到账),无需电话咨询,因为公务卡转款是通过“财政一体化”系统进行,工资卡(银行卡)转款是通过建行直连支付系统进行。
2、网上报销系统填写的各类报销单据需查看流程监控经“财务初审”后打印方可送交财务处报销。网上报销系统流程到财务初审后打印随原始票据提交财务处报销即结束流程。 网上报销系统只是财务核算系统的辅助系统,所有财务报账信息以财务核算系统提供为准。
3、学历教育(访学)学杂费报销需提供与学校有关部门签订的协议、录取通知书等附件。
4、未经过公务用车管理信息平台的公务用车租赁费用一律不予报销。
5、原则上不允许礼品类支出,因外事活动等特殊情况的礼品支出需经校长(或分管财务校长)审批。
6、提升计划、振兴计划经费报销:个人话费、网络费、校内工作人员加班劳务费、餐费等不允许报销;博士科研启动经费本着合理、节约、有效的原则,实行专款专用。